Webmail Dokumentation
Kurzübersicht
In dieser Dokumentation werden die grundlegenden Schritte zur Verwendung des ASAMnet-Webmail Dienstes beschrieben. Mit Webmail können Sie von jedem beliebigen internetfähigen Computer aus auf Ihr E-Mail-Postfach bei ASAMnet zugreifen. Alles was Sie dazu benötigen ist ein Webbrowser wie z.B. der Internet Explorer oder Mozilla Firefox. Wir setzen für den Webmail-Dienst die Software „Squirrel-Mail“ auf unserem Server ein.
Sie erreichen unseren normalen Webmail-Dienst unter der Adresse http://mail.asamnet.de .
In der jetzt folgenden Seite links geben Sie in den entsprechenden Feldern Ihre Benutzerkennung sowie das Kennwort für Ihr Postfach bei ASAMnet ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Login“, um sich anzumelden.
Wenn die angegebenen Zugangsdaten korrekt waren, sollte nun folgendes Bild links erscheinen.
Grundlegende Einstellungen
Wenn Sie den Webmail-Dienst zum ersten mal verwenden, sollten Sie an dieser Stelle zunächst einige wichtige Einstellungen vornehmen. Damit stellen Sie sicher, dass Ihr vollständiger Name als Absender erscheint und auch die angezeigten Uhrzeiten stimmen. Dazu gehen Sie zunächst in der oberen Leiste auf das Symbol „Optionen“.
In der darauf folgenden Seite klicken Sie dann auf den Text „Persönliche Informationen“. Nun öffnet sich ein Formular mit verschiedenen Feldern zum Ausfüllen.
Bei „Vollständiger Name“ tragen Sie zunächst ihren vollständigen Namen ein, wie er als Absender beim Versenden von E-Mails erscheinen soll. Stellen Sie sicher, dass unter „E-Mail-Adresse“ Ihre E-Mail-Adresse bei ASAMnet eingetragen ist. Möglicherweise steht dort nämlich nur eine Adresse in der Form „Benutzerkennung@asamnet.de“, die Sie durch die vollständige E-Mail-Adresse ersetzen sollten. Wenn Sie nicht sicher sind, welche E-Mail-Adresse zu dem Postfach gehört, können Sie das im Schreiben zur Bestätigung Ihrer Mitgliedschaft nachlesen.
Das Feld „Antwort an“ kann leer bleiben. Antworten werden dann automatisch an die im Feld darüber angegebene Absenderadresse gerichtet.
Wenn die Felder soweit ausgefüllt sind, sollten Sie noch prüfen, ob unter „Zeitzoneneinstellungen“ die richtige Zeitzone eingestellt ist. Für Deutschland lautet der korrekte Wert „Europe/Berlin“.
Um alle geänderten Einstellungen zu speichern, verlassen Sie das Formular mit Hilfe der Schaltfläche „Senden“ ganz am Ende der Seite.
Zum Schluss sollten Sie noch überprüfen, ob auch alle Ordner abonniert wurden. Zur leichteren Organisation Ihrer E-Mails gibt es mehrere Ordner in denen Ihre E-Mails einsortiert werden. Diese Ordner müssen in der Webmail-Oberfäche erst abonniert werden um auch sichtbar zu sein. Die notwendigen Einstellungen können Sie vornehmen wenn Sie in der Symbolreihe oben auf „Ordner“ klicken.
Die Sichtbarkeit der Ordner kann mit Hilfe der Felder im Kasten „Austragen/Eintragen“ kontrolliert werden. Steht in der rechten Hälfte der Text „Keine eintragbaren Ordner gefunden!“, so sind bereits alle Ordner eingetragen und es gibt nichts weiter zu tun. Ist stattdessen eine Auflistung wie im Bild unten zu sehen, so sind noch nicht alle Ordner sichtbar. Um das zu ändern, müssen Sie zunächst alle Einträge markieren. Klicken Sie dazu alle Einträge in der Liste auf der rechten Seite einmal an, so dass alle farbig hinterlegt sind. Anschließend drücken Sie den Button „Eintragen“, um die Ordner sichtbar zu machen.
Wenn alles geklappt hat, erscheint nun statt einer Liste an dieser Stelle die Meldung „Keine eintragbaren Ordner gefunden!“. Die Ordnerliste auf der linken Seite kann einige Zeit benötigen um die Änderungen darzustellen. Sie können die Anzeige manuell aktualisieren, indem Sie auf den Link „Auf neue E-Mails prüfen“ klicken.
E-Mails empfangen und senden
Das Empfangen und Senden über die Webmail-Oberfläche funktioniert ähnlich wie bei einem herkömmlichen E-Mail-Programm. Der Bildschirm ist dabei in zwei Hälften aufgeteilt, wobei die linke Hälfte immer eine Auflistung aller Ordner enthält, während der Inhalt des andere Teils jeweils abhängig von der zuletzt ausgeführten Aktion ist.
Ordnerübersicht
Die Ordnerübersicht zeigt alle auf dem Server verfügbaren Ordner an. Die meisten Ordner sind vom System vorgegeben und erfüllen bestimmte Funktionen. Sie können auch eigene Ordner zur Ablage von E-Mails ablegen, im Rahmen dieser Anleitung werden wir jedoch nicht näher darauf eingehen. Im Folgenden sollen die wichtigsten Ordner kurz vorgestellt werden:
- INBOX: Der Posteingang. Alle eingehenden E-Mails (bis auf u.U. Spam-Mails) erscheinen hier. Im Gegensatz zu einem normalen E-Mail-Programm müssen Sie neue Mails nicht extra abrufen, sondern sie erscheinen automatisch.
- Sent: In diesem Ordner werden standardmäßig alle E-Mails abgelegt, die Sie über die Webmail-Oberfläche verschickt haben.
- Spam: E-Mails, die von unserem Spam-Filter als unerwünschte Werbung erkannt wurden, werden normalerweise nicht in der „INBOX“ abgelegt sondern direkt in diesen Ordner verschoben.
- Trash: Dies ist der „Papierkorb“. Wenn Sie Nachrichten löschen, werden diese nicht sofort entfernt, sondern zunächst in den Ordner „Trash“ verschoben. Der Inhalt dieses Ordners wird bei jeder Anmeldung am Webmail-Dienst automatisch gelöscht.
Die Zahlen in Klammern neben dem Ordnernamen geben jeweils an, wie viele ungelesene Mails und wie viele Mails sich insgesamt in dem Ordner befinden.
Die Nachrichtenliste
Wenn Sie links in der Ornderübersicht auf einen Ordner klicken, wird daraufhin in der rechten Hälfte der Inhalt des Ordners aufgelistet. Wenn sich sehr viele E-Mails in diesem Ordner befinden, werden zunächst nur die neuesten Nachrichten angezeigt. Auf ältere Nachrichten können Sie zugreifen, indem Sie mit „Nächste“ am Anfang oder am Ende der Auflistung auf die jeweils nächste Seite blättern oder mit Hilfe der Zahlen direkt zur jeweiligen Seitennummer springen. Mit „Alle anzeigen“ werden alle Nachrichten in einem Ordner auf einer Seite dargestellt. Beachten Sie, dass es bei Ordnern mit sehr vielen Nachrichten dadurch jedoch jedoch zu sehr langen Ladezeiten kommt.
Die Kästchen jeweils links neben jeder Nachricht in der Auflistung dient zum Auswählen von Nachrichten für eine Aktion. Klicken Sie in das Kästchen um eine Nachricht zu markieren bzw. wieder abzuwählen. Ausgewählte Nachrichten sind durch ein kleines Häkchen gekennzeichnet.
Sie können alle Nachrichten auf der aktuell dargestellten Seite auswählen, indem Sie am Ende der Seite auf „Alle anwählen“ klicken.
Die möglichen Aktionen finden Sie in Form von Buttons aum Anfang der Auflistung. Wenn Sie also z.B. eine oder mehrere Nachrichten löschen wollen, markieren Sie diese zunächst, indem Sie auf das Kästchen am Anfang der betreffenden Zeile(n) klicken, so dass dort das Häkchen gesetzt ist. Anschließend wählen Sie die auszuführende Aktion, also „Löschen“, worauf die Mail dann gelöscht wird.
Zum Betrachten einer Nachricht, klicken Sie einfach auf deren Betreff, worauf auf der rechten Seite statt der Nachrichtenliste der Inhalt der Mail angezeigt wird. Dort haben Sie wieder im oberen Bereich verschiedene Aktionen zur Verfügung, die sich jeweils auf die aktuell dargestellte E-Mail beziehen. Mit „Vorherige“ und „Nächste„ können Sie zur vorherigen bzw. nächsten E-Mail wechseln, ohne dazu auf die Nachrichtenliste zurückschalten zu müssen.
Die Optionen „Löschen und Vorherige“ und „Löschen und Nächste“ verschieben die angezeigte Nachricht in den Papierkorb bevor zur nächsten Nachricht gewechselt wird.
Ganz links befindet sich der Punkt „Nachrichtenliste“, mit dem Sie wieder zur Auflistung des Ordnerinhalts zurückkehren können.
E-Mails verfassen
Wenn Sie auf eine E-Mail antworten wollen, gibt es dafür die Optionen „Antworten“ bzw. „Allen Antworten“ am rechten Rand wenn Sie die E-Mail betrachten. Der Unterschied zwischen den Beiden besteht darin, wer auf der Empfängerliste eingetragen wird: Bei der normalen Antworten-Funktion wird nur die Person, die im „Von:“-Feld der E-Mail steht hergenommen. Die „Allen Antworten“ übernimmt zusätzlich alle Adressen, die im „An:“- sowie (falls vorhanden) „CC:“-Feld stehen.
Sie haben auch die Möglichkeit E-Mails weiterzuleiten, indem Sie die die Option „Weiterleiten“ bzw. „Als Anhang weiterleiten“. Bei der Option „Weiterleiten“ wird die E-Mail als normaler Text weitergeleitet, den Sie dabei noch selbst frei bearbeiten können. Wenn Sie eine E-Mail als Anhang weiterleiten, wird die E-Mail unveränderbar und vollständig (inklusive Übertragungsprotokoll) in Form einer Anlage weitergeleitet. Letzteres ist in erster Linie sinnvoll wenn es z.B. Probleme mit fehlerhaft oder mehrfach empfangenen E-Mails gibt und Sie eine Mail zur Fehlerdiagnose weiterleiten sollen.
Möchten Sie eine neue E-Mail schreiben, die mit keinem vorhergehenden Schriftwechsel in Zusammenhang steht, benutzen Sie dafür am Besten die Option „E-Mail schreiben“ in der Symbolreihe am oberen Rand.
Wenn Sie eine der oben aufgeführten Optionen auswählen, öffnet sich ein neues Fenster mit allen nötigen Eingabefeldern, um eine E-Mail zu verfassen. Je nach der zuvor gewählten Aktion sind diese bereits teilweise passend vorbelegt.
Im Feld „An:“ müssen die E-Mail Adressen der Empfänger eingetragen werden. Bei mehreren Empfängern können Sie die E-Mail-Adressen mit einem Komma abtrennen. Im Feld „Cc:“ können Sie noch weitere E-Mail-Adressen eintragen, die jeweils eine Kopie der E-Mail erhalten sollen. Adressen, die unter „Bcc:“ angegeben werden erhalten ebenfalls eine Kopie, die Adressen tauchen jedoch im Gegensatz zu den vorherigen beiden Feldern nicht in der E-Mail selbst auf. Wenn Sie eine neue Mail verfassen, sollten Sie bei „Betreff:“ ein paar Worte eintragen, die das Anliegen der E-Mail andeuten und damit dem Empfänger das Einordnen der E-Mail erleichtern. Bei Antworten oder weitergeleiteten Mails wird dieses Feld basiernd auf der Ursprungsmail automatisch passend ausgefüllt. In dem großen Eingabefeld weiter unten kann der eigentliche Inahlt der E-Mail verfasst werden.
Wenn Sie mit Ihrer E-Mail zufrieden sind, können Sie sie schließlich mit der Schaltfläche „Senden“ verschicken. Die E-Mail wird daraufhin über unseren Mailserver verschickt und eine Kopie der Mail im Ordner „Sent“ abgelegt.